苏州会务公司_活动策划 做会议，要抓住这些细节！

筹备会议时，哪项工作能做好？

会前准备

(1)制定计划

会议计划是组织会议的总体安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参与者、主要议程、会议任务和职责分工。会议计划应简单、清晰、具体、可操作，并报有关领导批准。会议计划确认后，主办部门应当集结有关部门召开会议工作协调会议，协调各部门按照计划要求履行职责。

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(2)明确责任

在会议筹备阶段，主要有以下任务：

1．制定会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、登记时间和地点、参与单位、登记要求、联系人姓名和电话号码等。会议通知要求表达准确、清晰、简洁，特别是时间、地点明确，时间一般标明日期，不能使用“明天”、“后天”等容易混淆的词：会议地点正确到具体楼层、门牌号码，如：××办公楼六楼第三会议厅。

2．发出会议通知。会议通知包括电话、短（微）信、书面和内部电子邮件，可根据情况选择或一起使用。发布文件必须注意：一是保密，秘密会议不能通过短信、微信发布。二是负责，确保会议通知及时发送给参与者。对于书面通知，应制作签字登记表，并签字确认每个通知。通过电子邮件发送，应保留收据。选择短信、微信发送，应要求接受者及时回复。

3．落实参与者。统计总结会议休假成员名单，必要时核实休假情况。仔细核对参与者名单，确保不进出，打印纸质休假成员名单，及时向参与领导或会议主持人报告。

4．协调领导。根据会议要求，领导以面对面报告、电话、短信、微信等形式出席会议。重点提醒领导会议的时间、地点、主要参与者（部门）和议程。在会议前1小时左右，以适度的方式提醒领导会议时间。

5．预订会议厅。会议时间确定后，应立即与物流、物业等会议厅管理服务部门联系，预订会议厅，请物业服务人员协助清洁、桌椅摆放等准备工作。如有外部单位人员参加，应提前制作指南标志。

6．会议说明书的编制和印刷。省级业务工作会议、全行干部职工会议、年中工作会议等大型会议应准确、清晰、全面、简洁。主要内容包括：会议纪律要求、日程安排、工作和休息时间、参与者名单、小组名单、食品、住房或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单、联系方式、注意事项等。

7．制作会议文件。根据会议需要，制作代表证、出具（列）席位证、出入证、工作证、车辆通行证等证件。文件的制作应结合会议的主题和内容，遵循美观大方、经济适用的原则，易于识别、管理和安全。

8．现场布局。主要指主席台及附属设施的布局。总体要求是规范、和谐、庄重、大方，与会议主题和内容一致。一是主席台布局合理。主席台是会场的重点和中心，体现了整个会议的风格和氛围，是现场布局的重点。要充分考虑会议特点、台上就座人数、方便领导进出、主席台大小等因素。二是附属设施的调整。主要有扬声器、照明和投影设备。根据会议需要，安排合适的麦克风并放置在合适的位置，逐一提前试音，确保每个麦克风都能正常使用。需要播放音乐的，应提前试播一次，最好备份，确保安全。检查场地照明设备是否损坏。如有损坏，应提前维修和更换；提前准备好拍摄和麦克风电源。有投影演示时，应提前预演一次，并视照明应及时调整。

9.制作和放置桌签。根据最终决定的参与者名单制作桌签；仔细检查整个桌签，避免遗漏、重复和错误。根据文明礼仪手册等规范，科学安排参与者的座位。桌签放置后，及时制作场地座位图，打印后放置场地，方便查看。

10．组织调度会议。根据会议需要借用或租赁车辆，并安排专人负责车辆调度，对乘客进行统计和清点，避免迟到和遗漏。当车辆较多时，应对车辆进行编号和分组，以便于调度。

11．安排新闻报道。对于需要新闻报道的会议，应提前联系宣传部门或新闻单位，在会场安排新闻宣传人员座位，协调联系。

12．分发会议材料。会议材料应当登记在目录中，分发时应当逐一登记，不得遗漏一份或者多人。可根据情况通知参会单位（人员）提前领取，也可在会场签到时分发，或提前放在参会人员椅子上。对于放置在主席台上的材料，应从头到尾检查顺序和页数，整齐放置，确保无错误。对于保密文件，应严格按照有关保密规定进行编号登记，并按保密规定及时收回或提示操作和储存，避免泄露。